Offertes voor VvE-onderhoud vergelijken is lastiger dan het lijkt. Twee offertes voor hetzelfde dak of dezelfde gevel kunnen flink verschillen, terwijl het verschil vaak niet in de prijs per uur zit maar in wat er precies wordt aangeboden. Voor een VvE-bestuur is dat extra belangrijk: u besteedt geld uit het reservefonds van alle eigenaren en moet de keuze kunnen uitleggen in de ALV. Met deze checklist vergelijkt u offertes eerlijk, voorkomt u meerwerk achteraf en kiest u een partij die past bij uw gebouw.
Stap 1: zorg dat iedereen hetzelfde aanbiedt
De belangrijkste regel: vergelijk appels met appels. Geef elke aannemer dezelfde omschrijving van het werk. Een actueel MJOP of inspectierapport is daarvoor de beste basis. Weet u nog niet precies wat er nodig is? Laat dan eerst de situatie beoordelen, bijvoorbeeld met een inspectie of de gratis SB VastgoedScan op basis van foto's.
Vraag ook of de aannemer eerst komt kijken. Een offerte zonder bezoek aan het pand is vaak een gok: of er zit een flinke marge in, of er volgt later meerwerk.
Stap 2: kijk naar wat er precies wordt gedaan
- Werkomschrijving per onderdeel. Staat er per onderdeel wat er gebeurt, met hoeveelheden in meters of stuks?
- Materialen. Welke materialen worden gebruikt, en is dat gelijk bij alle offertes?
- Voorbereiding en afwerking. Zijn steigers, afdekken, afvoer van afval en schoonmaak inbegrepen?
- Stelposten. Zijn er bedragen die "nader bepaald" worden? Een lage offerte met hoge stelposten kan uiteindelijk duurder uitvallen.
- Uitsluitingen. Wat zit er nadrukkelijk níet in? Juist dat verklaart vaak het prijsverschil.
Stap 3: maak afspraken over meerwerk
Bij oudere panden, zoals veel woningen in Amsterdam, kom je tijdens het werk soms iets tegen dat vooraf niet zichtbaar was. Denk aan houtrot achter een kozijn, rot dakbeschot onder de dakbedekking of loszittend metselwerk. Vraag hoe de aannemer meerwerk meldt, vooraf bespreekt en prijst. Een goede afspraak is: geen meerwerk zonder schriftelijk akkoord van het bestuur.
Stap 4: planning en overlast voor bewoners
- Wanneer kan het werk starten en hoe lang duurt het?
- Hoe en wanneer worden bewoners geïnformeerd?
- Wie is het vaste aanspreekpunt voor het bestuur tijdens het werk?
- Hoe wordt omgegaan met toegang tot woningen, balkons of zolders?
Stap 5: garantie en verzekering
Vraag welke garantie de aannemer geeft op het werk en of hij verzekerd is voor schade tijdens de uitvoering. Laat dit vastleggen in de offerte of de opdrachtbevestiging. Bij SB Groep zijn wij verzekerd en geven wij garantie op ons werk, binnen wat wettelijk is toegestaan.
Stap 6: betaling in termijnen
Bij groter onderhoud is betaling in termijnen gebruikelijk. Let erop dat de termijnen aansluiten bij de voortgang, zodat de VvE niet ver vooruit betaalt. Bij SB Groep werkt het zo:
- eerst een deel voor de aankoop van materialen;
- daarna een termijn bij 25%, bij 50% en bij 75% van het werk;
- het laatste deel bij oplevering.
Stap 7: wie voert het werk uit?
Werkt de aannemer met eigen vakmensen of met wisselende onderaannemers? Bij eigen mensen weet u beter wie er in het gebouw komt, blijft de kennis over uw pand binnen één bedrijf en zijn de lijnen korter. Vraag ook of één partij alle disciplines kan uitvoeren, zoals timmerwerk, schilderwerk, voegwerk en dakwerk. Dat voorkomt dat u meerdere partijen moet coördineren.
Stap 8: oplevering en nazorg
Vraag hoe de oplevering gaat. Komt er een gezamenlijke controle met het bestuur? Wat gebeurt er met punten die nog niet goed zijn? En wie kunt u bellen als er na de oplevering iets is, of als er een calamiteit optreedt?
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel: een VvE vraagt drie offertes op voor buitenschilderwerk. Offerte A is het laagst, maar bevat geen houtrotherstel en een stelpost voor steigers. Offerte B is hoger, maar inclusief steiger, houtrotherstel tot een vast aantal plekken en een vaste afspraak over meerwerk. Op papier lijkt A goedkoper; in de praktijk valt A vaak hoger uit zodra de stelpost en het houtrot erbij komen. Door per onderdeel te vergelijken, ziet het bestuur dit vooraf.
Checklist in het kort
- Dezelfde omschrijving voor alle partijen, op basis van MJOP of inspectie
- De aannemer is komen kijken
- Werk en materialen per onderdeel omschreven
- Stelposten, uitsluitingen en meerwerkafspraken duidelijk
- Planning en communicatie met bewoners
- Garantie en verzekering vastgelegd
- Betaling in termijnen naar voortgang
- Eigen vakmensen en één aanspreekpunt
- Afspraken over oplevering en nazorg
Van offerte naar besluit
Heeft het bestuur een keuze gemaakt, dan moet groot onderhoud vaak nog door de ALV worden goedgekeurd. In ons artikel onderhoud laten goedkeuren in de ALV leest u hoe u een helder voorstel maakt. En in reservefonds VvE: hoeveel moet u reserveren? leest u hoe u het werk financiert.
Hoe SB Groep helpt
SB Groep komt eerst kijken en maakt daarna een duidelijke offerte met een omschrijving per onderdeel, afspraken over meerwerk en betaling in termijnen. Wij werken met eigen vakmensen en één vast aanspreekpunt voor het bestuur. Bekijk wat wij doen voor VvE onderhoud in Amsterdam of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.
Veelgestelde vragen
Hoeveel offertes moet een VvE opvragen?
Dat staat niet in de wet. Veel VvE's vragen er twee of drie op. Soms staat er iets over in het huishoudelijk reglement.
Is de goedkoopste offerte de beste?
Niet altijd. Vergelijk eerst of hetzelfde wordt aangeboden, en let op stelposten, uitsluitingen en meerwerk.
Wat is een stelpost?
Een stelpost is een geschat bedrag voor een onderdeel dat nog niet precies bekend is. Na afloop wordt het werkelijke bedrag verrekend. Hoge stelposten maken een offerte minder zeker.
Hoe werkt de betaling bij SB Groep?
Eerst een deel voor de aankoop van materialen, daarna termijnen bij 25%, 50% en 75% van het werk, en het laatste deel bij oplevering.
Geeft SB Groep garantie?
Ja. SB Groep is verzekerd en geeft garantie op het werk, binnen wat wettelijk is toegestaan. De afspraken leggen we vast in de offerte.