Groot onderhoud gaat vaak over veel geld en raakt alle eigenaren. Daarom beslist meestal de algemene ledenvergadering (ALV) van de VvE erover. Als bestuur wilt u dat zo'n besluit snel en duidelijk wordt genomen, zonder eindeloze discussie of een tweede vergadering. Een goed voorbereid voorstel maakt daarin het verschil. In dit stappenplan leest u hoe u onderhoud laat goedkeuren in de ALV: van het reglement en de onderbouwing tot de stemming, de notulen en de uitvoering.
Stap 1: weet wat uw reglement zegt
De splitsingsakte en het splitsingsreglement bepalen hoe de VvE besluiten neemt. Lees vooraf na:
- welke meerderheid nodig is voor dit soort besluiten;
- of er een quorum geldt, dus een minimum aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen;
- hoe volmachten werken en hoeveel volmachten iemand mag hebben;
- welke termijn geldt voor het versturen van de uitnodiging;
- welke beslissingen het bestuur zelf mag nemen, bijvoorbeeld klein of dringend onderhoud.
Twijfelt u? Vraag het uw beheerder. Een besluit dat niet volgens het reglement is genomen, kan later worden aangevochten.
Stap 2: onderbouw waarom het onderhoud nodig is
Eigenaren stemmen makkelijker in als ze begrijpen waarom het werk nodig is. Verwijs naar het MJOP of een inspectierapport, met foto's van de gebreken. Geen actueel MJOP? Lees dan eerst is een MJOP verplicht voor een VvE? Bij zichtbare schade kan ook een eerste indicatie via de SB VastgoedScan helpen om het gesprek te starten.
Stap 3: zorg voor vergelijkbare offertes
Leg een of meer offertes voor die hetzelfde aanbieden, met een omschrijving per onderdeel, afspraken over meerwerk, planning, garantie en betaling. Zo voorkomt u dat de vergadering appels met peren vergelijkt. Gebruik onze checklist voor het vergelijken van offertes.
Stap 4: maak de financiering duidelijk
De belangrijkste vraag in elke vergadering: wat kost het mij? Maak daarom duidelijk hoe het onderhoud wordt betaald:
- uit het reservefonds, en wat er daarna nog over is;
- met een extra bijdrage, met het bedrag per appartement of per breukdeel;
- met een lening. Een VvE mag een geldlening aangaan, tenzij het reglement dat uitdrukkelijk anders bepaalt.
Hoeveel er in het reservefonds hoort te zitten, leest u in reservefonds VvE: hoeveel moet u reserveren?
Stap 5: laat zien wat uitstel kost
"Kan het niet volgend jaar?" is een vraag die altijd komt. Leg uit wat de gevolgen van uitstel zijn. Bij een lekkend plat dak of verweerde kozijnen loopt de schade vaak snel op, en daarmee de kosten. Een korte uitleg met foto's werkt beter dan een lang verhaal. Meer over de gevolgen van lekkage in een VvE leest u in lekkage in een VvE: wie is verantwoordelijk?
Stap 6: stuur de stukken op tijd en overzichtelijk
Verstuur de uitnodiging met de agenda en alle stukken binnen de termijn uit het reglement. Voeg een samenvatting van één pagina toe met:
- wat er gaat gebeuren en waarom;
- wat het kost en hoe het wordt betaald;
- wanneer het werk plaatsvindt en wat bewoners merken;
- het voorstel waarover gestemd wordt.
Hoe beter eigenaren vooraf geïnformeerd zijn, hoe minder discussie er in de vergadering ontstaat.
Stap 7: formuleer een helder besluit
Zet op de agenda precies waarover gestemd wordt. Bijvoorbeeld: "De vergadering besluit het buitenschilderwerk en kozijnherstel uit te laten voeren volgens de offerte van [aannemer], voor maximaal het genoemde bedrag, te betalen uit het reservefonds." Een concreet voorstel voorkomt dat er na afloop onduidelijkheid is over wat er is besloten.
Stap 8: tijdens de vergadering
- Licht het voorstel kort toe, eventueel samen met de beheerder of aannemer.
- Geef ruimte voor vragen, maar houd het bij het voorstel.
- Stem volgens de regels uit het reglement en tel volmachten zorgvuldig mee.
- Wordt het quorum niet gehaald? Veel reglementen regelen dan een tweede vergadering waarin andere regels gelden. Kijk wat uw reglement daarover zegt.
Stap 9: na het besluit
- Leg het besluit vast in de notulen, met de uitslag van de stemming.
- Geef de aannemer schriftelijk opdracht, met afspraken over planning, meerwerk, garantie en betaling.
- Informeer bewoners over de start, de duur, de overlast en het aanspreekpunt.
- Plan een oplevering met het bestuur en leg eventuele restpunten vast.
Veelgemaakte fouten bij ALV-besluiten over onderhoud
- Een vaag voorstel zonder bedrag of offerte.
- Stukken die te laat of onvolledig worden verstuurd.
- Geen duidelijkheid over de financiering.
- Geen rekening houden met de regels over meerderheid en quorum.
- Na het besluit geen duidelijke opdracht en afspraken met de aannemer.
Verandert de wet?
In 2026 is een wetsvoorstel in consultatie gegaan waarin voor besluiten over onderhoud, verduurzaming en de financiering daarvan een gewone meerderheid van de aanwezige stemmen voldoende zou zijn. Dit is nog geen wet; tot die tijd geldt wat in uw splitsingsakte en reglement staat. Meer informatie vindt u bij de Rijksoverheid.
Hoe SB Groep helpt
SB Groep maakt een duidelijke offerte die het bestuur kan meenemen naar de ALV: met een omschrijving per onderdeel, afspraken over meerwerk, garantie en betaling in termijnen. Na het besluit voeren onze eigen vakmensen het werk uit, met één vast aanspreekpunt voor het bestuur. Bekijk wat wij doen voor VvE onderhoud in Amsterdam, doe de gratis VvE OnderhoudsCheck of vraag een vrijblijvende offerte aan.
Veelgestelde vragen
Mag het bestuur zelf over onderhoud beslissen?
Dat hangt af van het reglement en van eerdere besluiten van de vergadering. Klein en dringend onderhoud mag het bestuur vaak zelf laten doen; groot onderhoud gaat meestal via de ALV.
Welke meerderheid is nodig voor onderhoud?
Dat staat in uw splitsingsakte en reglement. Er ligt een wetsvoorstel om voor onderhoud en verduurzaming een gewone meerderheid voldoende te maken, maar dat is nog geen wet.
Wat als het quorum niet wordt gehaald?
Veel reglementen regelen dan een tweede vergadering, waarin vaak andere regels gelden. Kijk wat uw reglement daarover zegt.
Mag een VvE lenen voor onderhoud?
Ja, een VvE mag een geldlening aangaan, tenzij het reglement dat uitdrukkelijk anders bepaalt.
Is dit juridisch advies?
Nee. Dit is algemene uitleg. Raadpleeg voor uw situatie uw reglement, uw beheerder of een jurist.